Світ захоплень

Блог Житомирської обласної наукової медичної бібліотеки

Как организовать мероприятие (семинар, конференцию и т.д.)

Новини 25 вересня 2019 Super User
Как организовать мероприятие (семинар, конференцию и т.д.) Как организовать мероприятие (семинар, конференцию и т.д.)

Честно говоря, я гораздо больше ценю живое общение чем виртуальное, но в силу объективных причинам ( я довольно много путешествую ) большинство дел является завязанными исключительно онлайн. Именно поэтому активно пишу блог, провожу вебинары и организовываю дистанционные курсы .

И хотя и так считаю себя довольно открытым человеком последнее время стал все больше и больше понимать, что стоит выходить на непосредственную связь со своей аудиторией. Тем более, что последняя в этом просто требовала. 

В конце концов регулярно выступаю на публику в рамках различных профильных конференций, семинаров, круглых столов и появляюсь в СМИ , но обычно это все под эгидой кого-то другого или просто по приглашению. И вот в этом году настал тот момент, когда OpenMind вышел в офлайн. Не знаю зачем я так долго оттягивал этот момент, ведь с этого только сплошные преимущества. 

В этой статье я поделюсь собственным опытом пошаговой организации типовых живых мероприятий, укажу на факапы, которые могут вас подстерегать, а также открою собственный бюджет доходов / расходов, чтобы и вы могли ориентироваться о каких суммах идет речь. 

В результате двух проведенных TraveLEarning семинаров в Львове  и Киеве , а также OpenMind форума , смело считаю, что OpenMind деятельность вышла на новый уровень, а отношения с аудиториею потеплели в разы, не говоря уже о весомый шаг в направлении формирования устойчивой дружественной сообщества единомышленников. 

Если вы задумывались об организации любого живого профессионального бизнес ориентированной события, то этот пост для вас. Я четко напишу и покажу примеры того, как что-то подобное можно организовать и вы. Итак поехали ...

 

***

А теперь давайте разберем все по-шагово и разобьем весь процесс на четыре "П": 

  • планирование 
  • подготовка 
  • проведение
  • Пост-доработки

1) Планирование
.

1.1) Цель и Формат

Для чего это вам и другим? Определите цель и подстроит соответствующий этого формат. В данной статье отталкиваться от двух самых популярных форматов (семинар и конференция), поскольку именно эти вещи я недавно проводил. 

семинар

(Мастер-класс, воркшоп etc) - выступление обычно одного спикера / лектора, оказывает практическую информацию в пределах определенной компетенции, делая ставку на рабочих фишках. 

Этот формат я выбрал для того, чтобы поделиться собственными наработками в онлайн бизнесе и презентовать рабочую модель TraveLEarning на однодневных событиях во Львове и Киеве этим летом. 

конференция

(Форум, симпозиум etc) - событие, в которой участвует несколько спикеров, каждый из которых освещает свою тему на широкую аудиторию. В связи с возможной большим количеством спикеров не всегда удается копнуть очень глубоко, но, как показывает практика, основной ценность конференций является окружения и возможность завязать полезные контакты участников между собой, а также получить интересные идеи из ярких выступлений.

Собственно таким был замысел, когда я решил организовать OpenMind FORUM, что прогудел прошлых выходных. Спикерами выступили мои успешные ученики / клиенты, а супер дружеское окружение участников зарядило так, что соцсети НЕ пропускает до сих пор. Просто убейте хэштег #OpenMindFORUM в любой из соцсетей  (по Instagram , Facebook , Vkontakte , Twitter ) и вы сами поймете которая царила у нас атмосфера. Данное событие продолжалась два дня. 

openmindforum2

openmindforum3

openmindforum4

Кстати, все спикеры форума направления или косвенно в свое время учились по материалам курса TraveLEarning PRO , очередной поток которого стартует уже в эти выходные. Присоединяйтесь! Это последний набор этого года.

*** 

1.2) Дата проведения

Вы можете долго все планировать, но пока не имеет четко определенной даты проведения мероприятия, это ничто больше чем просто мечта. Поэтому открывайте календарь и выбирайте желаемую дату проведения. Если событие рассчитано на весь день, то очевидно, что лучше будет провести ее в исходное (суббота-воскресенье). 

Сориентироваться или не проходит в вашем городе в тот же день что-то подобное с той же или смежной индустрии. Скажем, мои киевские коллеги часто жалуются, что на выходные в столице сплошные бизнес-семинары и собрать людей совсем непросто. Тем не менее, параллельно с OpenMind форума проходила Lviv IT Арена, самая подобное событие Западной Украины. Ну и фиг с ней.

У них свой план, а у меня свой. Не переживайте за такое. Я никогда не устаю повторяться. В бизнесе конкуренции не существует. Важно то аудитория вам доверяет. Фактически вы конкурируете с самими собой на предмет того, чтобы постоянно развиваться. К слову, перечитайте также статью 1000 настоящих фанов или весь маркетинг мира для простых людей в одной статье . 

Итак определяем дату. Вы здесь король, а не кто-то другой. 

*** 

1.3) Аренда помещения и точка неотвратимости 

Одним из лучших мотиваторов является обязательство заранее . Это особенно практично в случае организации оффлайн событий. Выбрали зал, дали задаток и все - возврата назад нет. Приходится вкалывать, чтобы не выйти в минус или хотя бы не выглядеть дураком перед людьми. Теплые деловые отношения превыше всего. 

Лично я где-то год тянул с проведением своего первого полностью организованного семинара, пока в простой пятничный вечер не прошелся несколькими интересными для меня залами и не выбрал из них один. Фактически вся моя оффлайн активностью этого года началась с этого одного поста ... 

Таким образом даже бросил небольшую затравку (prelaunch) и заранее сообщил потенциальных участников, вот наконец пришло время. Больше информации скоро. 

*** 

2) Подготовка

2.1) Старт кампании и набор участников 

Какой бы ни была оффлайн событие, она невозможна без участников, ведь именно ради и для них это все делается, не так ли? Поэтому собственно набора, пиара и регистрации стоит уделить больше внимания. Классная тусовка участников для события - это, как свежий воздух, для человека. Вы наверное не раз бывали на мероприятиях, куда кроме вас приходили еще двое энтузиастов, парочка организаторов и собачка. Так вот, чтобы такого не случилось, позаботьтесь о наборе участников заранее и в первую очередь. 

11741221_864395293629248_497007257581844823_o

***

Фактически для старта необходимо иметь готовыми всего три страницы: 

Главная страница (main page) с описанием всего действа, на которой форма регистрации 

Страница-подтверждение (я называю confirm page) регистрации, куда попадает участник после внесения своих данных на первой странице. Там же ему предлагается произвести оплату. Если событие бесплатная, то в confirm pagе не нуждается. 

Страница с дальнейшими инструкциями (success page) , куда попадает человек после того, как ее участие подтвержден. 

 

***

Страницы готовы? Класс! Теперь дело за трафиком.

Здесь есть куча опциями развития событий, но основным является следующее. Люди должны видеть, где и как происходит. Сделайте все возможное, чтобы обеспечить целевой трафик за счет всесторонней рекламы и распространения инфы. Реклама в свою очередь является платной и бесплатной. Если у вас коммерческая событие, то искренне рекомендую не тратить свое время и усилия на поиск халявы. Заплатите деньги, купите рекламу и влейте необходимый трафик. 

Среди эффективных методов рекламы могу выделить следующие:

  • собственная е-мейл рассылка,
  • фейсбук реклама,
  • е-мейл рассылки авторам схожими тематиками,
  • посты в приближенных по теме группах соцсетей,
  • рекламные публикации в профильных блогах,

Совет, чтобы себя не угробить!  Заранее составьте список желаемых источников распространения инфы, подготовьте стандартные шаблоны рекламных текстов с фото, сгенерируйте персонифицированные ссылки для каждого субъекта и по одному присылайте им материалы, фиксируя эффективность канала. 

Один из наших разумных предшественников сказал: "Я знаю, что половина моего рекламного бюджета идет коту под хвост. Проблема лишь в том, что я не знаю какая именно " . Хорошие новости, друзья. В интернете это все очень просто отслеживается.

Поэтому, если видите, что человек начинает вам морочить голову или рекламный канал оказался неэффективным, вирзаву бросайте в топку. Не тратьте свое время и усилия. Как говорит Ричард Брэнсон: "Новые возможности, как автобусы. Всегда будет следующий"  

***

2.2) Раздаточные материалы 

Важной составляющей любого события есть раздаточные материалы, которые выдаются каждому участнику при регистрации или уже в ходе события. Их целью является улучшение ориентации в материале, а также общая организация процесса. 

О чем стоит позаботиться в первую очередь? 

  • бейджики
  • Почасовая программа мероприятия
  • Блокнот и ручка

11722126_864393063629471_8772891239265475095_o

11722206_864393080296136_7017888616144640305_o

Дополнительные возможные штуки: 

  • чек-листы 
  • анкеты
  • рекламки от партнеров или спонсоров
  • другая макулатура

Все это влияет на общее впечатление и ценность. Только не переборщите. Только по делу.

11412025_864394786962632_641122231443373351_o(чек письмо создания онлайн бизнеса, согласно модели TraveLEarning PRO )

Обычно создание подобных штук требует предварительно сделанного дизайна, вывод макета в специальный формат, поиск приемлемой по цене полиграфической фирмы. Проект направляется по электронке и дрова уже приходят в коробках. На все про все может пойти даже неделю, а то и больше. 

Баннер тоже будет в тему!  Его вы сможете использовать много раз, а еще почему-то у таких штук почему-то любят фоткаться ...

11782257_867177963350981_6641164840615825732_o
11722126_864398780295566_2057147411767942594_o

11011676_864393906962720_4143179734310511358_o

***

2.3) Команда и необходимы люди

Сам в поле не воин. Если масштабное событие онлайн еще как-то самому можно организовать, то оффлайн вообще никак. Хотите вы этого или нет, вам просто необходима дружная команда. 

11696590_864393400296104_7625555719249643930_o

Вот минимальный набор людей со стороны оргкомитета: 

1. Вы - в идеале не должны заниматься оргпроцессами вообще. Общайтесь с участниками и наслаждайтесь процессом 

2. Ивент менеджер - человек, отвечающий за все в ходе события и разруливает все по ходу. 

3. Техадмин - ответственный за исправность техники, презентации, переключение слайдов и прочее. 

4. Девочки на стойке регистрации - берите из расчета: одна девочка на 40-50 участников
*** После начала стоит оставить одного человека в стойке регистраций, а остальные можно направить на другие организационные процессы такие, как подготовка кофе-брейков или еще чего-то.

5. Менеджер по внештатным ситуациям при регистрации - отдельная личность, которая разруливает нетипичные случаи при регистрации
*** Например, участник зарегистрировал
ся, оплатил, но с каких-то причин его нет в списке.

6. Одна девочка, которая встречает людей у ​​входа, направляет в помещение события в помогает добраться до зала всем опоздавшим или которые потерялись. 

7. Фотограф 

8. Видео оператор 

Таким образом для хорошей организации мероприятия на 150 человек нужно где-то 8 человек из оргкомитета. 

11417312_453108988196061_1490574761_n

***

2.4) Другие подготовительные моменты 

Ни в коем случае не откладывайте мелкие детали на последний день перед ведению события. Обычно большинство стрессов и проблем случается из-за халатного отношения и перекладывание всего на конец. Вы сами в этом виноваты, если так произошло. Вы сами и никто другой. Запомните это.  

Особенно это касается необходимого технического оснащения для проведения мероприятия. Для любого мероприятия всегда полезна видео демонстрация. Поэтому позаботьтесь, чтобы в зале был большой экран-монитор. Покупать его не обязательно, дешевле арендовать. В Москве это можно организовать в компании 7KVT, перейдя по ссылке тут. На станице сайта вы сразу попадете на оптимальную по размерам плазменную панель на 60 дюймов. Если вы что-то пропустили, то суетиться в момент, когда люди заходят в зал, уже будет поздно. 

Вот что нужно проверить в первую очередь:

  • наличие всех кабелей и удлинителей
  • исправность микрофона и наличие запасных батареек
  • передача звука на колонки и картинок на проектор с компьютера
  • необходимые переходники (часто залы не имеют переходников на Mac)
  • новые маркеры
  • мелкая канцелярия (бумага, ножницы, скотч, скрепки и т.д.) ...

12080234_901069716628472_2498953262995052522_o

*** 

3) Проведение 

Ну, вот этот долгожданный час настал!

3.1) Даже не пытайтесь доработать все в последнюю ночь.

Если чего-то не успели (а так будет практически всегда), лучше хорошо поспите, ведь это будет значительно лучше, если на следующий день участники общаться с энергичным лидером, а не зомби. 

Однажды я допустил ошибку и дорабатывал финальные вещи до 4 ночи. Затем проснулся в 7 утра и с 9 до 18 проводил интерактивный семинар. Честно говоря, было совсем всмятку. После многих лет снова почувствовал себя студентом, который пытается все втиснуть в голову в канун экзамена. 

11910150_101815700175993_1203763726_n

Лучший совет! Забейте и просто поспите! Это к лучшему вам и окружающим. 

***

3.2) Как же в идеале провинившихся начинаться
типичный день семинара или конференции? 

Прежде всего, позаботьтесь, чтобы каждый член команды был четко ознакомлен с регламентом. Для этого просто напишите почасовой сценарий развития событий и вручите каждому позже за 2 дня до самого события. 

Приехать стоит как минимум за полтора-2:00 до начала и начать все раскладывать. 

Регистрацию хорошо начинать позже за час до начала. Если у вас событие, куда народ приезжает из других городов, то есть смысл открыть регестрацию раньше, ведь кто-то может подтянуться напрямую с вокзала. 

Один человек идет ко входу в помещение и улыбаясь направляет запыхавшихся участников на стойку регистрации.   Неплохо будет, если будут стоять специальные указатели, что облегчать работу координаторам.

11754315_864393690296075_2492899813550990914_o

На стойке регистрации улыбающиеся девочки быстро обрабатывают весь наплыв, вручают бейджики с другими материалами и направляются в зал. Где-то по дороге можете стоять и вы, встречая участников, перекидываясь несколькими словами, после чего каждый уже сам решает чем заняться: сити на место в зале, пообщаться с другими или еще чем-то. 

12132577_901067293295381_888129974006718972_o

12141109_901067359962041_424520798910542726_o

***

Важная деталь !!! - Без дешевых понтов

Очень часто мне приходится наблюдать, как ради того, чтобы произвести впечатление или для других корыстных побуждений, организаторы прибегают на дешевые приемы.

Вот некоторые из них: 

  • После регистрации участников сознательно не пускают в зал, заставляя кучковаться перед входом, а затем открывают двери и загоняют, как стадо. 
  • А это мое любимое! Заранее подготовленная меньшее количество стульев для того, чтобы по мере наполнения помещения, демонстративно усилиями нескольких крепких мужчин, предоставлять дополнительные места из-за занавески, как указывая: "Вот, посмотрите, сколько народа. Мы даже сами не рассчитывали, что так будет! " . При том, что все регистрации осуществлялись заранее.

Знакомо? Так вот, не изменяйте себе ради нескольких искусственных "ВАУ-эффектов". 

***

3.3) Регламент!

Рекомендую не превышать продолжительность всего контента более чем на 5-6 часов. Последняя информация практически не усваивается. Лучше меньше, но в точку. 

Обязательно разбавляйте выступления перерывами на кофе-брейки и обед . Учитывая, что подобные вещи являются прежде всего платформой для общения и поиска единомышленников, советую сделать как минимум три перерыва. Два кофе-брейка по 30-45 мин и один обед на 60-90 мин. Это минимум, как по мне. 

11225755_901068476628596_3048730895603605664_o

11713763_864396033629174_7629544623220258062_o
Перерывы на кофе может организовать заведение, где проходит событие, кейтеринговая компания или вы сами. Сразу скажу, что это будет самая большая статья расходов, если питанием заниматься третья сторона. Очень часто отели ставят условием заказ в них питание. Здесь стоит поиграть с цифрами и понять какой вариант вам лучше подойдет.

12120102_901070416628402_968374889146853996_o

Я использовал все три метода и в каждом есть свои плюсы и минусы. Но, если уж беретесь, то не жадничайте. Люди должны быть удовлетворены. Не стоит показывать, что вы пытаетесь сэкономить. 

11728866_867174843351293_8272137324485959248_o

Строго придерживайтесь регламента в ходе события.

Одна задержка на доклад может просто убить весь график. Я допустил эту ошибку во время последнего OpenMind форумаВ результате график сместился. Поэтому, пришлось тасовать выступлениями и переносить перерывы, в результате чего само событие затянулась. Это плохо, поскольку у каждого свои планы или даже уже куплены билеты на поезд или запланированы другие планы. Поэтому не пренебрегайте этим. 

***

3.4) Но обычно, если событие началась, то
самое сложное уже позади. Торжественно, поздравляю! 

Скорее всего при наличии различных промахов, их не будет видно никому, кроме вас. Поэтому не переживайте, если что-то не пошло не так. В конце концов, вспомните, когда вы замечали чей прокол. Ну и что с того? За 5 минут уже все забыли. 

Наслаждайтесь процессом! Проведите пару конкурсов, повеселитесь, сделайте разминку или иной интерактив.  Но не забывайте фиксировать промахи. Следующий раз их обязательно исправите. 

12138565_901071696628274_5861878110906936800_o

***

4) Пост-добавки 

Собственно самым окончанием вашего события ничего не заканчивается. Это только начало! Каждый успешно организованное мероприятие перерастает в нечто большее. Надеюсь так будет и в вашем случае.

4.1) Afterparty является хорошей идеей для завершения движа 

Там люди могут пообщаться между собой в неформальной обстановке и сильно разбавить мозги после "серьезной" инфы. Для этого лучше снять какой-то клуб и придумать развлекательную программу. 

12087114_901056799963097_2692755540363172707_o

Лично мне впервые пришлось делать что-то подобное, но получилось неплохо. Мы арендовали клуб в центре города и сделали закрытую вечеринку для участников форума. Цена билета входила в оплату за участие на форуме, а еще сверху каждый имел сертификат на использование 100 грн. для напитков или блюд. Дресс-код - костюм той страны, куда больше хочется поехать. 

 

В программе был бизнес спид-дейтинг, парочка конкурсов и просто веселуха. Получилось прикольно. Опять же, отталкивайтесь от собственного бюджета и возможностей.

***

4.2) Также не забывайте о выполнении
своих обещаний перед всеми участниками 

Быстрее после события разошлите презентации, видео и другие материалы, если это предусмотрено.

Очевидно, что для обработки и монтажа видео нужно больше времени, чем для презентаций и фото. Поэтому есть смысл сразу на следующий день прислать участникам фото, а еще через пару дней видео.

 

***

4.3) Обратная связь от участников

Это пожалуй самое важное, чем так часто пренебрегают организаторы. 

12032659_901068509961926_4865342949622394259_o

Обязательно попросите всех участников поделиться собственными впечатлениями о событии после ее завершения. Сделайте этот процесс максимально простым. Эффективное проведение опросов это вообще отдельная тема. Сейчас скажу только, что это должно быть просто и быстро для людей. А вот для дополнительной мотивации предложите что-то взамен за отзыв - какую-то ценность. 

Результаты опроса могут стать для ваш одним из самых полезных уроков, который вы получите, и поможет улучшать деятельность в будущем. 

Вот итоги опроса участников OpenMind форума. При этом посмотрите, что является самым ценным для людей. 

опросопитування5опитування4оптування3опитування2опитування1***

бюджет

Как и обещал, подаю финансовый баланс организации живых мероприятий: 

Очень поверхностно по однодневным семинарах, прошедших летом: 

TraveLEarning во Львове (130+ человек, 19 июля)

  • доход - 57 443 грн 
  • расходы - 28 662 грн
  • прибыль - 28 781 грн

TraveLEarning в Киеве (60+ человек, 26 июля) 

  • доход - 29 510 грн 
  • расходы - 17 563 грн
  • прибыль - 11 947 грн

И немного подробнее по недавнему  OpenMind форум (150+ человек, 3-4 октября) во Львове: 

Доход - 56 340 грн

расходы: 

  • 7090 - аренда зала 
  • 9870 - кофе брейки
  • 5050 - аренда клуба
  • 9600 - напитки / еду в клубе
  • 2138 - канцелярия и другие мелкие расходы
  • 1400 - видео оператор
    Итого - 35148 грн

Прибыль - 21 192 грн

*** 

резюме

Скорее всего, напрямую с подобных мероприятий много заработать не получится. Здесь довольно много расходов по сравнению с услугами или информационными продуктами. В конце концов, если целью является именно прибыль, то есть смысл поиграть с пакетами, которые смогут добавить в ценности, при небольших затратах. Речь идет, например, о платной дистрибуции записей, места в первых рядах, консультации или другие няшки.

С другой стороны, можете попробовать где-то сэкономить. Очень часто организаторы не обеспечивают едой в перерывах, а просто разливают кофе и чай. В целом кофе-брейки можно полностью организовать самостоятельно, если договоритесь с арендодателями заведения. Супер затратную вечеринку тоже не обязательно организовывать, как и вообще лишь бы чем-то заниматься. 

Вариантов на самом деле море. Вопрос только в том, какова ваша цель. Напихать собственный карман один раз или открыть путь к развитию в будущем. Настоящий предприниматель мыслит на перспективу и понимает, что предоставив больше ценности сейчас, в будущем получит в геометрической прогрессии в разы больше.

Позаботьтесь о ваших потенциальных клиентов и организуйте для них платформу для общения, поиска единомышленников и источник черпания практических фишек и вдохновения. Сделайте все, как для людей. Предложите что-то от себя вперед и тогда возможности начнут валиться на вас со всех сторон. 

Классная организация живой события открывает вам двери в будущее. Это возможность напрямую коснуться проблем своей аудитории, пообщаться с лидерами точек зрения и фактически не будучи экспертом, выйти на гребень волны индустрии за счет объединения всех связей. Живые события реально решают, если они приносят больше пользы другим чем собственно вам. 

Пробейте хэш тег #OpenMindFORUM в различных соцсетях (по Instagram , Facebook , Vkontakte , Twitter ) и сами посмотрите насколько далеко тянется хвост эмоций и впечатлений только от одних выходных, проведенных во Львове. 

***

Таким образом я выделил еще одну нишу, в которой можно и стоит развиваться.

Назовем ее пока Connectivity . Речь идет об организаторах событий на ту или иную тематику, которые объединяют вокруг себя потоки индустрии. 

Калабуха и орест зуб copy

Собственно некоторые участники моего курса TraveLEarning PRO выбрали для своего развития этот путь и не прогадали. Но об этом уже в другой статье. Присоединяйтесь в ряды этого курса, если чувствуете, что данная программа может принести так же много пользы и вам. Буду рад помочь. 

И в завершение! Вы можете использовать данную деловую модель в любой сфере деятельности. Вопрос только в том, кто первым сделает что-то подобное. Всегда лучше быть на шаг впереди.

Статья основана на материалах блога Ореста Зуба.

« Листопад 2019 »
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
        1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30